🔥 Slechts 5 minuten om de weergave te wijzigen.

Client Onboarding Checklist: Bereid je voor op klanten op het succes van het project.

Zo lang, wil je lezen?

"De eerste knoppen zijn verkeerd ... het is allemaal verkeerd." Het probleem dat het bureau daadwerkelijk tegenkwam toen de nieuwe klanten faalden.

E -mailwaarschuwingen "Bevestig de ondertekening van het contract" luid, al het team in het bureau is gelukkig en heeft een brand op het werk. Maar als er diep in het hart is ... is er een kleine verborgen zorg. "Ik hoop dat deze klant hetzelfde met ons zal begrijpen." Heb je je ooit zo gevoeld? Gevoel dat lijkt op lange afstanden, maar nog steeds niet zeker weet of de kaart in de hand correct is of niet

Het klassieke probleem dat bijna elk bureau moet zijn tegengekomen, is "verwachting mismatch", we denken dat klanten de scope zoals A begrijpen, maar klanten begrijpen in B als halverwege. In werkelijkheid lijkt het ... de nodige gegevensbestanden zijn nog niet, de belangrijkste persoon van de klant, die een beslissing moet nemen, heeft de vergadering nooit bijgewoond, de gegeven feedback is volledig in strijd met de eerste opdracht. Ten slotte werd het project vertraagd. Budget escaleer en het ergste is een goede relatie met klanten. Dit is een nachtmerrie die begint met een klein punt dat "aan boord wordt genoemd dat niet effectief is".

Snelle illustratie: chaotische vergaderbureau -afbeeldingen verspreid documenten Het bureau -team heeft een serieuze en verwarde uitdrukking. Terwijl de klantzijde naar het plan wijst met ontevredenheid, geeft een mislukte communicatie over

Waarom is het aan boord dat beter is dan u denkt? Open de ware oorzaak van chaos.

Waarom is dit probleem herhaald? Vaak niet omdat het team niet goed is. Of geen goede klanten, maar vanwege ons "over het hele proces" is het belangrijkste. Dat is om "de blauwdruk van succes" of een onboardingproces van de klant te creëren, wat de belangrijkste oorzaak is, vaak van:

  • Schiet op, wil beginnen met werken: wanneer het contract wordt ondertekend, wil iedereen onmiddellijk aan het werk springen. Door te vergeten dat de stichting eerder stabiel is
  • Er zijn geen standaardprocessen: elk project begint anders. Hangt af van wie zorgt voor het veroorzaken van verwarring zowel binnen het team als met de klant zelf
  • Verspreide communicatie: praat via e -mails, lijn, sommige telefoons, waardoor belangrijke informatie valt en een moeilijke bron vindt . Vanaf het begin was het een onmisbare zaak.
  • Onduidelijke verwachtingen: geen duidelijke specificatie dat wie moet doen? Wanneer moet u het werk leveren? Wat is het proces van het aanvragen van feedback? Waardoor alles afhankelijk is van "raden", wat een zeer riskant is

Volgens HUBSPOT -gegevens heeft het bedrijf dat belangrijk is aan het onboardingproces van klanten, de neiging om de klanten op de lange termijn aanzienlijk te behouden. Dit is niet alleen een kwestie van projectmanagement. Maar het is een kwestie van vertrouwen op het opbouwen van vertrouwen en relaties vanaf het begin.

Snelle illustraties: Infiguer, eenvoudig, met een "junction" -afbeelding, wijzend op het chaotische "aan boord" bord, wat leidt tot een kronkelende en vol obstakels. Een andere manier om te wijzen op het "ingeboren systeem" -teken, wat leidt tot een soepele weg naar het doel.

Als je aan boord kan falen ... wat verliest je bureau?

Het belang van het belang van aan boord is als het verlaten van de boot zonder een kapitein of een navigatiekaart. De gevolgen zijn ernstig en zijn op de lange termijn een negatieve invloed op het bedrijfsleven in plaats van dat u denkt:

  • Scope Creep die niet kan worden gecontroleerd: wanneer de reikwijdte van het werk niet duidelijk is bij eerste klanten die de neiging hebben om andere werkzaamheden te bewerken of toe te voegen dan overeengekomen. Waardoor de kosten en tijd van het bureau stijgen zonder iets voor terug te krijgen
  • Slechte relaties met klanten: misverstanden en vertraging leidt tot ontevredenheid. Ten slotte kunnen klanten het project beëindigen met een slecht gevoel. En natuurlijk zullen ze niet terugkomen om de service te gebruiken of iemand aanbevelen
  • Burnout: werk zonder duidelijke richting herhalen het werk en het omgaan met de druk van klanten die niet tevreden zijn, is een belangrijke reden voor het team om goed te zijn, de uwe uit vuur en kan besluiten om af te treden.
  • Verloor zowel geld als reputatie: het project is mislukt, waardoor u niet alleen geld verliest. Maar ook de opgebouwde reputatie vernietigen. In het digitale tijdperk, het slechte nieuws verspreidt zich sneller dan je denkt te leren hoe je een kwaliteitswebflow -ontwikkelaar kunt inhuren, het maakt deel uit van de risicovermindering, maar als aan boord niet goed is, zelfs als er goede mensen zijn, is het moeilijk om te helpen.

Investeringen zijn sterk om een sterk onboarding -proces te creëren, dus het zijn niet "kosten" maar "investeringen" om te voorkomen dat deze schade plaatsvindt.

Snelle illustratie: het beeld van een balk die negatieve effecten toont, zoals "scope kruip 50%", "klanttevredenheid is afgenomen met 40%", "het ontslagpercentages van werknemers toegenomen" om de negatieve effecten te benadrukken.

De oplossing is hier! Checklist. Nieuwe klanten aan boord die de chaos in succes zullen veranderen.

Het goede nieuws is ... we kunnen al deze problemen met eenvoudige maar krachtige tools voorkomen, dat is "client onboarding checklist". Het is een kaart die uw team en klanten soepel naar hetzelfde doel zal leiden. Het hart van de goede checklist bestaat uit 3 belangrijke delen:

  • 1. Voorbereiding en welkom: maak een geweldige eerste indruk. Stuur een welkomstkit, introduceer het team en stel de belangrijkste communicatiekanalen in. Zodat klanten het gevoel hebben dat ze kiezen, niet verkeerd om met ons samen te werken
  • 2. Gegevensverzameling en aftrap (informatie-verzameling en aftrap): dit is een zeer belangrijke stap in de ontdekkingsfase of het zoeken en verzamelen van gegevens. Om de doelen en behoeften van klanten echt te begrijpen vóór de aftrapvergadering om het begrip en plannen samen te bevestigen
  • 3. Proces instellen (processen instellen): plaats duidelijk de regels van het werk samen, zoals hoe het werk, correctiecycli, voortgangsrapporten en Service Level Agreement (SLA) te verzenden, vooral in het werk dat continue zorg nodig heeft. Onderhoud SLA

Toonaangevende bronnen zoals HubSpot en Teamwork.com benadrukken het belang van een systematisch proces, dat deze checklist het beste startpunt is.

Snelle illustratie: prachtige infographic afbeeldingen verdeeld in 3 hoofdonderdelen (welkom, aftrap, proces) met pictogrammen voor elke stap, zoals pictogram, geschenkdozen voor welkomstkit, kalenderpictogram voor aftrap, versnellingspictogram voor proces.

Voorbeeld uit het waargebeurde verhaal: wanneer het bureau "B", draai het spel dan met slechts één checklist.

Ik wil graag een voorbeeld geven van "Agency B" (veronderstelde naam). Agentschap accepteerde een website die chaos had meegemaakt, niet anders dan het bovenstaande. De meeste projecten worden meestal 20-30% meer vertraagd dan het schema en het team moet altijd werken om het werk op te lossen dat "niet overeenkomt met de opdracht".

Trekpunt: de leidinggevenden van het bureau besloten om tijdelijk te stoppen met het ontvangen van nieuwe banen. En laat iedereen in het team komen om de hersenen te creëren om "The B's Onboarding Checklist" te creëren. Ze zetten elke stap in van het verzenden van een welkome e-mail, het aanvragen van merkinformatie, programmabeheer van projectmanagement, naar Agenda voor de aftrapbijeenkomst die de "autoriteit om te beslissen" van klanten vereist.

Verbazingwekkende resultaten: na het gebruik van deze checklist met alle nieuwe klanten zijn de resultaten die plaatsvonden in de komende 6 maanden:

  • Het project is op tijd afgewerkt of vóór 90%.
  • Verminder het aantal externe werken, meer dan 70%
  • Minder werkend team maar krijg meer kwaliteitswerk
  • Klanttevredenheidsindex (CSAT -score) stijgende en vooral, ze hebben "klanten van de referentie" (ReEferral Climate) ontvangen met 3 keer gestegen!

Dit is een bewijs dat tijdinvestering in het begin een goed proces creëert. Zal tijd besparen, kosten verlagen en op de lange termijn een enorme bedrijfsgroei creëren

Snelle illustratie: foto's eerder. Vergelijk de zijkant. De eerste kant is een foto van een stressvol en moe team. Na hetzelfde team lacht hetzelfde team en werkt het gelukkig met klanten samen. Met een grafiek die betere resultaten toont

Kan onmiddellijk worden gebruikt! De complete client onboarding checklist voor uw bureau.

Klaar om wijzigingen aan te brengen, toch? U kunt deze checklist onmiddellijk kopiëren om zich aan uw bureau aan te passen. Probeer de details aan te passen aan uw servicetype en stijl.

Fase 1: onmiddellijk na ondertekening (binnen 1-2 werkdagen)

✅ Stuur een e -mail om u te bedanken en officieel klanten te verwelkomen.

✅ Dien een volledig contract en factuur in (indien aanwezig)

✅ Welcome Packet verzenden (kan een PDF -bestand of een prachtige webpagina zijn), dat bestaat uit:

- Beveel het hoofdteam aan om het project te verzorgen met foto's en posities

- Samenvatting van het werkproces (projecttijdlijn)

- Belangrijkste communicatiekanalen (zoals Slack, Trello, Asana) en werkuren

✅ Stuur een vragenlijst/formulier om basisgegevens (klantvraagaanvraag) te verzamelen, zoals de noodzakelijke merkrichtlijn, aanmeldingen, het doel van het project.

Fase 2: de eerste week (de aftrap)

✅ Stel het project in op het projectbeheersysteem en nodig het klantzijde uit om deel te nemen.

✅ Controleer de informatie die van klanten is ontvangen. Als er een deel is dat niet duidelijk is, vraag dan meer.

✅ Maak een afspraak en stuur een agenda voor de aftrapbijeenkomst (benadrukken dat er de bevoegdheid moet zijn om te beslissen)

✅ Organiseer kick-off vergadering voor:

- Officieel bekend

- Bekijk weer doelen, reikwijdte en tijdlijn samen.

- Definieer de rol en verantwoordelijkheid van elke partij

- Open de gelegenheid om te stellen- beantwoord alle vragen

✅ Stuur een samenvatting van de vergadering (vergadering minuut) naar alle betrokkenen binnen 24 uur.

Fase 3: het project starten en continu werk

✅ Begin te werken zoals gepland in de eerste fase

✅ Stel een regelmatig rapport van de voortgang op (zoals wekelijks rapport via e -mail)

✅ Bevestig de procedures en het framework voor feedback / werkgoedkeuring

✅ Controleer de bestelling met klanten periodiek om ervoor te zorgen dat alles nog in dezelfde richting is.

Snelle illustratie: een grote checklistafbeelding die er schoon en professioneel uitziet. Er is een kanaal om correct aan te tikken. Aantoonbaar systematisch en volledig werk

Vragen die mensen de neiging hebben zich af te vragen (FAQ) over de klant aan boord

Ik heb een vraag opgesteld die het bureau vaak over dit proces heeft afgevraagd. Met duidelijke antwoorden en kan eigenlijk worden gebruikt

V1: Hoe lang moet het onboarding -proces duren?

A: Over het algemeen moet het worden voltooid binnen de eerste 1-2 weken na het ondertekenen van het contract. De sleutel is om te voltooien en effectief. Niet alleen de snelheid van de snelheid om belangrijke stappen over te steken, kan problemen op lange termijn veroorzaken.

V2: Als klanten niet echt meewerken aan gegevensoverdracht, wat moet ik dan doen?

A: Dit is een belangrijk teken dat vroeg moet worden beheerd! Moet in het contract of de overeenkomst duidelijk aangeven dat de vertraging bij het verzenden van gegevens van de klantzijde hoe zal dit de tijdlijn van het project als geheel beïnvloeden? En communiceert consequent om de informatie beleefd en professioneel te volgen

V3: Is er een persoon die verantwoordelijk is voor het instappen van de klant?

A: Voor kleine agentschappen kan Project Manager of Account Executive verantwoordelijk zijn voor dit proces. Maar het belangrijkste is om een duidelijke checklist te hebben, zodat, ongeacht wie dezelfde standaard krijgt als voor grote agentschappen, er misschien een specifieke specialistische onboarding -positie is om de beste ervaring voor klanten te creëren.

V4: Welke tools zijn er om te helpen bij het onboarding -proces?

A: Er zijn veel goede tools! Zoals Asana, Trelllo of Monday.com voor projectmanagement, Slack voor communicatie, Google Drive of Dropbox voor het delen van bestanden en TypeForm- of Google -formulieren voor het maken van vragenlijsten van klanten.

Snelle illustratie: het grote vraagtekenpictogram omgeven door pictogrammen van verschillende tools zoals Asana, Slack, Google Drive om de oplossing en tools te communiceren die kunnen helpen.

Samenvatting: Wijzig aan boord naar een krachtig succestool voor bureaus.

We hebben al gezien dat cliënt onboarding niet alleen een saai document is, maar een "strategie" is belangrijk bij het bouwen van een sterke projectstichting. Het is de eerste knop -knop. Is om indrukken en vertrouwen te creëren en is om veel problemen te voorkomen die in de toekomst kunnen optreden

Het hebben van een duidelijke checklist helpt uw team systematisch te werken. Verminder fouten effectieve communicatie en het belangrijkste is om kwaliteitswerk te leveren totdat klanten tevreden zijn en terug willen komen om de service herhaaldelijk te gebruiken, dit is wat gescheiden is tussen "gewoon bureau" en "bureau dat een partner is die klanten vertrouwen"

Wacht niet tot je volgende project Chaos weer tegenkomt! Het is tijd om deze klant aan boord te gebruiken om een nieuwe standaard voor uw bureau aan te passen en te maken. Begin het vanaf vandaag te doen. Voor het duurzame succes van zowel u als uw klanten!

En wanneer uw aan boord uitstekend is, is uitstekende levering de volgende stap. Als u op zoek bent naar een partner die gespecialiseerd is in het maken van een website die voldoet aan zakelijke behoeften met moderne technologie, kijk dan naar onze websiteontwerp en -ontwikkeling met onze WebFlow . We zijn klaar om uw visie te veranderen om ook uit te komen met een professioneel werkproces.

Snelle illustratie: foto's van het bureau, bureau en klanten schudden hun handen gelukkig. Met een achtergrond van bedrijfsgrafieken die stijgen is een goed succes en partner.

deel

Recente blog

SEO -strategie voor huurwebsites voor verhuur (machines, onroerend goed, apparatuur)

Voeg klanten toe om te huren met SEO! In -diepte, SEO -strategie voor huurbedrijven, vooral van lokale SEO tot de productpagina.

Maak een geautomatiseerd rapport met N8N + Google Data Studio: bespaar een marketingtijd/week van 10 uur.

Stop met het verspillen van tijd om een te rapporteren te maken! Leer u hoe u verbinding kunt maken met N8N met Google Looker Studio (Data Studio) om een dashboard en automatische marketing te maken.

Wat is "informatie -geur"? En waarom is het belangrijk voor uw conversieratio?

Maak de gebruiker de gewenste informatie "ruik"! Leer het principe van "informatie -geur" om de navigatie en UX te ontwerpen die gebruikers naar het doel begeleidt en conversie toevoegt.